Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: 20 de junio de 2026 · Versión: 2.0
Esta Política describe cómo UrbanGPT recolecta, usa, almacena, comparte y protege los datos
personales de sus usuarios, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la
Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas
concordantes. Al registrarse o usar la plataforma, el usuario declara haber leído y aceptado esta
Política y autoriza el tratamiento de sus datos en los términos aquí descritos.
1. Responsable del tratamiento
- Responsable: Mario Alberto Romero Arismendy (persona natural) – marca UrbanGPT.
- Domicilio: Villavicencio, Meta, Colombia.
- Correo para ejercicio de derechos y Habeas Data:
contacto@urbangpt.com.co - Teléfono: +57 312 322 47 10.
2. Datos personales que recolectamos
Según el uso que el usuario haga de la plataforma, podemos tratar:
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono.
- Datos de cuenta: credenciales de acceso almacenadas de forma cifrada
(no conservamos la contraseña en texto plano). - Datos de pago: plan contratado y registros de la transacción. Los datos de la
tarjeta o medio de pago son procesados directamente por las pasarelas de pago;
UrbanGPT no almacena los datos completos de tarjetas. - Contenido de las consultas y conversaciones: las preguntas que el usuario
formula y el historial de interacción con el asistente. - Documentos cargados: los archivos (p. ej. PDF) que el usuario sube para
análisis, tratados de forma temporal (ver numeral 7). - Datos técnicos y de uso: dirección IP, identificadores de dispositivo y
navegador, fechas y registros (logs) de actividad, usados para seguridad, prevención de abuso y
mejora del servicio. - Cookies y tecnologías similares: ver numeral 12.
3. Datos sensibles — advertencia importante
Por la naturaleza jurídica del servicio, las consultas del usuario
podrían contener datos sensibles (por ejemplo, datos relativos a la salud, la
orientación sexual, datos de menores, antecedentes o procesos judiciales). De conformidad con el
artículo 6 de la Ley 1581 de 2012:
- El suministro de datos sensibles es facultativo; el usuario
no está obligado a proporcionarlos. - Recomendamos no incluir datos sensibles que no sean necesarios para su
consulta y anonimizar la información cuando sea posible. - Si el usuario decide incluirlos, autoriza de forma previa, expresa e informada
su tratamiento con la única finalidad de atender su consulta.
4. Finalidades del tratamiento
- Prestar, operar y mantener el servicio y atender las consultas formuladas.
- Crear y administrar la cuenta y autenticar al usuario.
- Gestionar suscripciones, pagos, facturación y renovaciones.
- Enviar comunicaciones transaccionales y de soporte; y, con autorización, comunicaciones
informativas o comerciales (de las que el usuario puede desuscribirse en cualquier momento). - Mejorar la calidad, seguridad y desempeño del servicio mediante análisis estadísticos y
métricas (preferiblemente sobre datos agregados o anonimizados). - Prevenir fraude y abusos y garantizar la seguridad de la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.
5. No venta de datos
UrbanGPT no vende, arrienda ni comercializa los datos personales de sus usuarios.
Los datos se comparten únicamente con encargados y terceros estrictamente necesarios para prestar el
servicio, según el numeral 6.
6. Encargados y terceros con quienes compartimos datos
Para operar el servicio utilizamos proveedores que actúan como encargados del
tratamiento bajo nuestras instrucciones y con deberes de confidencialidad y seguridad,
entre ellos:
- Proveedores de inteligencia artificial que procesan las consultas para generar
las respuestas (por ejemplo OpenAI, L.L.C. y Groq, Inc., ubicados en EE. UU.). - Pasarelas de pago (por ejemplo MercadoPago, PSE, Stripe, Wompi).
- Proveedores de infraestructura, hosting y correo que alojan y operan la
plataforma. - Canales de mensajería (por ejemplo WhatsApp / Meta) cuando el usuario elige
contactarnos por esa vía.
7. Transferencia y transmisión internacional de datos
Algunos de nuestros encargados se encuentran fuera de Colombia (por ejemplo en
EE. UU.). Al aceptar esta Política, el usuario autoriza la transmisión y transferencia
internacional de sus datos a dichos proveedores, con el único fin de prestar el servicio.
Adoptamos medidas contractuales y de seguridad razonables para que estos terceros ofrezcan niveles
adecuados de protección, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
8. Tiempo de conservación
Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y para
cumplir obligaciones legales:
- Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa y hasta su supresión a
solicitud del titular, salvo obligación legal de conservación. - Historial de consultas: por el tiempo necesario para prestar y mejorar el
servicio; luego se elimina o anonimiza. - Documentos cargados (PDF): se tratan de forma efímera y se
eliminan automáticamente al vencer la sesión (en cuestión de minutos); no se persisten en disco. - Datos de facturación: por los términos exigidos por la normativa contable y
tributaria. - Registros técnicos (logs): por períodos limitados con fines de seguridad.
9. Derechos del titular (Habeas Data)
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista deber legal
o contractual de conservarlos. - Acceder de forma gratuita a sus datos.
10. Procedimiento para ejercer sus derechos
El titular (o su causahabiente o representante) puede ejercer sus derechos escribiendo a
contacto@urbangpt.com.co, indicando su nombre, la
identificación, el derecho que ejerce y los hechos. Plazos legales:
- Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles,
prorrogables hasta por cinco (5) más (art. 14, Ley 1581). - Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles,
prorrogables hasta por ocho (8) más (art. 15, Ley 1581).
11. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra
acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido (entre otras, cifrado de credenciales,
control de acceso y conexiones seguras HTTPS). En caso de un incidente de seguridad que afecte datos
personales, actuaremos conforme a la ley y, cuando corresponda, lo reportaremos a la SIC.
12. Cookies y tecnologías de seguimiento
Utilizamos cookies y tecnologías similares clasificadas en: necesarias (para el
funcionamiento del sitio), analíticas (para entender el uso y mejorar) y
de marketing (para medir campañas). Las cookies analíticas y de marketing
solo se activan con su consentimiento, que puede otorgar, rechazar o modificar desde
el aviso de cookies del sitio. Respetamos la señal de privacidad del navegador
(Global Privacy Control). También puede gestionarlas desde la configuración de su navegador.
13. Menores de edad
El servicio está dirigido a mayores de edad y no se orienta a menores. No recolectamos
conscientemente datos de menores sin autorización de su representante legal. Si detectamos un
tratamiento de este tipo sin autorización, procederemos a su supresión.
14. Anexo para residentes de California (CCPA/CPRA)
Si usted es residente de California, tiene derecho a conocer, acceder, corregir y solicitar la
eliminación de su información personal, y a no ser discriminado por ejercer estos
derechos. UrbanGPT no vende ni comparte información personal en el sentido de la
CCPA/CPRA, y honra las señales Global Privacy Control (GPC) como solicitud válida de
exclusión. Para ejercer estos derechos escriba a
contacto@urbangpt.com.co.
15. Autoridad de control
La autoridad competente en materia de protección de datos en Colombia es la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante quien el titular puede
presentar quejas una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
16. Vigencia y cambios
Esta Política rige desde su publicación y reemplaza versiones anteriores. Podemos actualizarla;
los cambios sustanciales se informarán por medios razonables, indicando la fecha de actualización.
17. Contacto
contacto@urbangpt.com.co · +57 312 322 47 10 ·
Villavicencio, Meta, Colombia.
Documento de apoyo. Se recomienda su
validación final por un abogado antes de su publicación definitiva.